Talleres en remoto: Mejorando la colaboración y productividad
Una de las formas de trabajo que más me sorprendió al unirme al equipo de Hotjar fue su apuesta por la colaboración asíncrona. Había trabajado en otra empresa de forma remota debido a la pandemia, pero había un montón de reuniones. La perspectiva de poder trabajar de forma asíncrona, pero altamente colaborativa, estaba en el ADN de Hotjar como parte de su cultura de trabajo en remoto.
Empecé a preguntarme cuál sería la mejor manera de abordar esta colaboración asíncrona, porque una cosa es trabajar en diferentes tiempos, y otra muy distinta, hacerlo de tal manera que la colaboración sea igual o mejor que si los miembros del equipo estuvieran en la misma reunión al mismo tiempo.
Así comenzó mi desafío. Me propise realizar la mayoría de mis talleres de manera asíncrona, ¡y los resultados fueron sorprendentes!
¿Qué son los talleres asíncronos?
Son talleres en línea donde los participantes completan las actividades a su propio ritmo, sin necesidad de reuniones en tiempo real.
Aurora Harley y Kate Moran publicaban un artículo en Nielsen Norman Group en el 2019 y describían la ideación asíncrona así:
“Asynchronous ideation does not occur at a specific time, but instead allows each participant to view and contribute to a shared digital space (document, message thread, or other tool) whenever they choose, over a longer period of time.”
¿Cuándo es importante la colaboración asíncrona?
La colaboración asíncrona es especialmente importante cuando se trabaja en remoto, y más aún, cuando se trabaja con equipos localizados en diferentes zonas horarias.
Imagina que trabajas en un mismo equipo en el que ingenieros, product mangers y diseñadores viven en diferentes zonas horarias. O por el contrario, trabajas en tres equipos diferentes, unos ingenieros viven en Nueva York, otros en California y otros repartidos en diferentes ciudades de Europa.
Es difícil encontrar un momento en el que todos los miembros del equipo estén disponibles al mismo tiempo para realizar un workshop. Es ahí cuando la colaboración asíncrona es esencial. Veamos por qué.
Riesgos de no colaborar asíncronamente al trabajar en remoto
En realidad, da igual que trabajes en remoto o no, existe un riesgo cuando los equipos no colaboran. A veces, pensamos que colaborar significa enviar un mensaje en Slack o crear un documento en Confluence. Esta forma de colaboración es reactiva, es decir, esperamos que nuestros colegas consuman la información que generamos. La colaboración proactiva tiene que suceder antes de crear ese documento en Confluence.
Hay un paso previo a la toma de decisiones que se basa en la ideación conjunta, en el contexto común y en la alineación entre diseño, ingeniería y producto.
La colaboración entre equipos va más allá de generar documentación o mantener una conversación.
Cuando hablamos de colaborar nos referimos a que los equipos tienen el mismo contexto, saben por qué están trabajando en algo, conocen los objetivos de negocio y los problemas de los usuarios, idean juntos y toman decisiones a través de diferentes metodologías. Esto se opone a un modelo de trabajo tradicional en cascada y altamente jerárquico, donde ejecutivos toman decisiones por su cuenta y comunican a los equipos de trabajo las prioridades de negocio.
Beneficios de los talleres asíncronos
Algunos beneficios clave incluyen:
Una comprensión compartida de la visión del equipo.
Mejor alineación.
Mayor calidad general, ya que el equipo está más motivado.
Mayor conciencia de las necesidades del usuario por parte del equipo de ingeniería.
Flexibilidad, ya que las personas pueden trabajar a su propio ritmo.
Mayor compromiso de todas las disciplinas.
Cómo realizar un taller asíncrono
Envía un mensaje en Slack o en tu herramienta de mensajería preferida con la siguiente información:
Razón del taller.
Tiempo estimado para completarlo.
Enlace al taller.
Fecha límite.
Mantén el mensaje breve y claro. Es útil verificar la carga de trabajo con el gerente de ingeniería antes de enviarlo. Si se acerca la fecha límite, envía un recordatorio amable.
Ejemplo del mensaje:
¿Quién participa en los talleres asíncronos?
Todo el equipo puede participar, pero al menos un representante de cada disciplina debe unirse:
Gerente de Producto
Ingenieros (Frontend y Backend)
Diseñador
Diseñador de Contenidos
Es importante que todas las disciplinas estén representadas para asegurar la alineación. A menudo, no todos los ingenieros necesitan participar, ya que uno puede compartir los puntos clave con el resto.
Después del taller, en lugar de enviar otro enlace, utiliza Slack para compartir los puntos clave de la sesión. Esto evita que el equipo tenga que usar otra herramienta para acceder a la información, simplificando la comunicación y haciendo todo más eficiente.
Lo que dice el equipo
"La colaboración, la energía y la participación de todos es genial". Ingeniero
"Los Miro son súper atractivos y divertidos. ¡Y los emojis, GIFs y nuestras caras los hacen más agradables en lugar de una tarea!". Diseñador de Contenido
"Me siento inspirado por las perspectivas de los demás para reevaluar o redefinir las mías". Ingeniero
Herramientas que usamos
Miro: Herramienta principal para los talleres asincrónicos. Si buscas plantillas útiles para crear tus propios talleres en Miro, te recomiendo que eches un vistazo a este artículo con plantillas de Miro que te facilitará la organización de tus talleres.
Figma: Usado para diseñar y construir prototipos.
Loom: Utilizado para grabar videos explicativos de diseños o conceptos.
Slack: Para enviar mensajes y grabar vídeos.
¿Qué tipos de talleres utilizamos con estas herramientas?
Desde el inicio de proyectos hasta retroalimentación de diseño o evaluación de viabilidad técnica. Los talleres asincrónicos son especialmente útiles cuando los participantes provienen de diferentes equipos, ya que permiten que todos contribuyan y compartan ideas sin la necesidad de coordinar horarios.
Por ejemplo, en un proyecto reciente con miembros de cinco áreas de la compañía diferentes, coordinar a todos fue imposible, por lo que un taller asincrónico en Miro fue la solución perfecta.
Conclusión
Los talleres asíncronos son cruciales a la hora de trabajar en remoto. Los uso para casi todo. Ofrecen más tiempo para que los introvertidos reflexionen sobre los desafíos y generen ideas y han demostrado ser una manera increíble de construir conjuntamente y definir la visión.
